Irgendwann nach dem fünften manuellen Kopieren und Einfügen beschließt ein Team, dass es genug ist. Jede Woche werden fünf Aufgaben von Hand erledigt — Formularantworten in eine Tabelle kopiert, ein Slack-Ping, wenn eine Zahlung eingeht, Rechnungen an die Buchhaltung weitergeleitet — und irgendwann fragt jemand, warum. Die Suche beginnt mit n8n, weil ein technischer Kollege den Namen gehört hat, und endet bei einem halben Dutzend Preisseiten, die jeweils etwas anderes messen.
Dies ist keine Rangliste. Die Unterschiede, die 2026 zwischen n8n, Zapier, Make, Activepieces und Windmill wirklich zählen, sind keine Funktions-Häkchen — es ist die Art, wie jede Plattform deine Nutzung zählt, wo deine Daten liegen dürfen und wer in deinem Team die Automatisierungen am Leben halten kann. Wenn du diese drei Punkte richtig triffst, ist die Funktionsliste nicht mehr der entscheidende Faktor.
Lege deine Rahmenbedingungen fest, bevor du eine Preisseite öffnest
Drei Fragen teilen diesen Markt sauber auf, und keine davon dreht sich darum, welches Tool mehr Integrationen hat.
Die erste ist, wer die Sache wartet. Ein Entwickler, der problemlos JSON liest, einen Webhook debuggt und Docker ausführt, ist am glücklichsten mit einem Tool, das genau diese Fähigkeiten nutzt. Ein Marketingteam, das einfach nur ein Formular mit einer Tabelle verbinden will, nicht. Dasselbe Produkt kann für den einen perfekt und für den anderen eine Falle sein.
Die zweite ist, wo deine Daten liegen dürfen. Jede gehostete Plattform leitet Daten während eines Workflows über ihre eigenen Server. Wenn du Patientendaten, juristische Dokumente oder irgendetwas behandelst, das einer EU- oder Branchenregel unterliegt, wird „können wir das selbst hosten” zur ersten Frage. n8n, Activepieces und Windmill liefern alle eine selbst hostbare Edition; reine Hosting-Tools nicht.
Die dritte ist die Abrechnungseinheit, denn sie entscheidet, was „günstig” überhaupt bedeutet. Zapier hat historisch pro Task abgerechnet, Make rechnet pro Operation ab (grob: pro Modul, das ausgeführt wird), n8n rechnet pro Workflow-Ausführung ab, unabhängig davon, wie viele Schritte darin stecken, und Activepieces rechnet pro Credit ab mit Pay-as-you-go-Zusatzgebühren. Ein Workflow, der über 500 Tabellenzeilen schleift, ist bei dem einen Modell ein Rundungsfehler und bei einem anderen eine echte Rechnung.
Wofür jede Plattform eigentlich gedacht ist
n8n ist die Antwort für Entwickler, und das sagt es selbst. Das Unternehmen vermarktet sein Tool an „technische Teams”, nennt Microsoft, Meta und Nvidia auf seiner eigenen Website als Nutzer, und sein GitHub-Repository überschritt Anfang Oktober 2026 die Marke von 206,000 Sternen. Die Community Edition ist kostenlos und selbst gehostet; n8n Cloud beginnt bei etwa $20/month bei jährlicher Zahlung für 2,500 Workflow-Ausführungen, steigt auf etwa $50 für 10,000 und etwa $800 für 40,000, laut n8n.io. Jeder Plan enthält unbegrenzte Nutzer und unbegrenzte Schritte pro Ausführung — das Detail, das schleifenlastige Workflows bezahlbar hält.
Zapier ist nach wie vor der breiteste Einstieg und am einfachsten an ein nicht-technisches Teammitglied zu übergeben. Es ist aber auch das Tool, bei dem die Kosten am schnellsten wachsen können, denn seine Geschichte ist die task-basierte Abrechnung — jede Aktion innerhalb eines Zaps zählt. Zapier veröffentlicht für seinen kostenlosen Tarif keine einfache öffentliche Zahl mehr, also prüfe die offizielle Preisseite auf aktuelle Limits, bevor du einen großen Workflow darauf verpflichtest.
Make liegt zwischen den beiden: eine visuelle, knotenbasierte Arbeitsfläche, die ein Nicht-Entwickler lernen kann, abgerechnet nach Operationen statt nach Tasks. Der kostenlose Tarif begrenzt die Anzahl aktiver Szenarien und erzwingt ein Mindestintervall zwischen geplanten Läufen; bezahlte Tarife heben beides an. Make bündelt inzwischen außerdem eigene KI-Funktionen — Maia, einen MCP-Server und KI-Agenten — über alle Pläne hinweg, laut make.com.
Activepieces ist der Open-Source-Herausforderer, den man 2026 kennen sollte. Der kostenlose Plan bietet 1,000 Credits pro Monat mit unbegrenzten Flows, und seine Cloud-Pläne — Plus ab etwa $20/month, Team ab etwa $200/month — sind Festpreise mit Zusatzgebühren von etwa $0.007 pro Credit, und es kann auf deinen eigenen Servern laufen. Wenn sich der n8n-Self-Hosting-Weg schwer anfühlt, du aber trotzdem einen Ausweg aus einem reinen Hosting-Anbieter willst, ist das der Mittelweg.
Windmill ist für Teams, die lieber Python oder TypeScript schreiben, als Kästchen zu ziehen. Seine kostenlose und Open-Source-Edition läuft mit unbegrenzten Ausführungen und bis zu 50 users, aufgebaut um Skripte, Flows und Datenpipelines statt um einen Konnektorkatalog — eine andere Form von Tool, aber passend, wenn die „Automatisierung” eigentlich Engineering ist.
Die Entscheidung, nach Situation
| Deine Situation | Beginne mit | Warum |
|---|---|---|
| Ein Entwickler ist verfügbar und die Daten müssen im Haus bleiben | n8n Community Edition (selbst gehostet) | Kostenlos, Abrechnung pro Ausführung, volle Kontrolle darüber, wo die Daten liegen |
| Ein nicht-technisches Team braucht es diese Woche funktionsfähig | Make oder Zapier | Visueller Builder, größte Konnektor-Ökosysteme, kein Server zu betreiben |
| Du willst günstige Cloud plus einen Ausweg | Activepieces | Feste Monatspläne, Open Source, auf den eigenen Server verschiebbar |
| Die Automatisierung ist eigentlich Code und Datenpipelines | Windmill | Skript- und Pipeline-first, unbegrenzte Ausführungen im kostenlosen Tarif |
| Sehr hochvolumige Workflows mit vielen Schritten | n8n Cloud | Unbegrenzte Schritte pro Ausführung, dadurch bleiben schleifenlastige Flows bezahlbar |
Die drei Arten, wie eine Automatisierungs-Rechnung schiefgeht
Der Listenpreis ist selten der, der die Leute überrascht.
Abrechnung pro Task und pro Operation multipliziert sich bei Schleifen. Ein Workflow, der wie fünf Schritte aussieht, kann 500-mal am Tag laufen, wenn er über eine Tabelle iteriert. Bei task- oder operationsbasierten Plänen konzentrieren sich dort die Kosten. Schätze vor deiner Wahl, wie oft der Workflow tatsächlich ausgelöst wird, nicht wie viele Kästchen auf der Arbeitsfläche liegen.
Kostenlose Tarife sind nicht alle gleich geformt. Manche setzen täglich zurück, manche monatlich, manche begrenzen aktive Workflows statt Läufe. n8n zählt einen Workflow einmal von Anfang bis Ende, egal wie viele Schritte darin stecken; ein Wettbewerber zählt vielleicht jeden Schritt. Zwei als „kostenlos” bezeichnete Pläne können sich für dieselbe Aufgabe um eine Größenordnung unterscheiden.
Self-Hosting ist nicht kostenlos — es ist ein Tausch. Du vermeidest das Abo, und Daten verlassen dein Netzwerk nur, wenn du es sagst, aber du besitzt jetzt einen Server, Backups, Upgrades und die Entwicklerstunden, um um 11pm eine kaputte Anmeldeinformation zu reparieren. Für einen einzigen Workflow ist ein gehosteter Plan für $20/month meist günstiger als diese Stunden. Für ein Team, das ohnehin Infrastruktur betreibt, dreht sich die Rechnung um.
Wo agentenartige Automatisierung in ein kleines Unternehmen passt, siehe unseren Leitfaden zu KI-Tools für Unternehmen; wenn das Vokabular neu ist, beginne mit KI-Agenten für Anfänger.
FAQ
Ist n8n kostenlos? Die Community Edition ist kostenlos und selbst gehostet; n8n Cloud ist ein kostenpflichtiges Abo ab etwa $20/month bei jährlicher Zahlung für 2,500 Ausführungen. Prüfe die offizielle Website auf aktuelle Tarife.
Kann ich meine Automatisierungen von Zapier zu n8n verschieben, oder zurück? Nicht nahtlos. Manche Tools exportieren Workflow-JSON, aber Schemata sind nicht zwischen Anbietern übertragbar, also behandle jede Migration als Neuaufbau.
Welche davon kann ich selbst hosten? n8n, Activepieces und Windmill bieten alle selbst hostbare oder Open-Source-Editionen. Zapier und Make sind reine Hosting-Tools.
Haben diese Tools KI-Funktionen? Ja, und das ist die wichtigste Entwicklung 2026. n8n liefert einen KI-Agent-Knoten und MCP-Unterstützung in seinen bezahlten Plänen, Make hat Maia und einen MCP-Server, und Activepieces bündelt Agenten und MCP-Tools. Diese ermöglichen es einem Workflow, ein Modell oder einen Agenten als Schritt aufzurufen — nützlich, aber prüfe einen Agenten, bevor du ihm etwas Unwiderrufliches anvertraust.
Was ist am günstigsten für eine Person? Jeder der kostenlosen Tarife, vorausgesetzt, deine Nutzung passt zu ihrer Form. Die Falle ist nicht der Planpreis, sondern die Zusatzgebühr: Bei einem credit-basierten Plan kann eine außer Kontrolle geratene Schleife an einem Nachmittag die Credits eines Monats verbrauchen.
Was als Nächstes zu tun ist
Entscheide danach, wer die Automatisierung wartet und wo die Daten liegen dürfen, und wähle dann die Plattform, die deiner Abrechnungsrealität entspricht — nicht die längste Funktionsliste. Beginne mit einem kostenlosen Tarif, baue diese Woche deine einzige nervigste manuelle Aufgabe neu auf und beobachte, was der Betrieb tatsächlich kostet. Dieser erste Workflow wird dir mehr über die richtige Plattform verraten als jede Vergleichstabelle, einschließlich dieser. Wenn du breiter vergleichen willst, behandelt wie man KI-Tools vergleicht die Methode statt die Produkte.
Preise und Plandetails in diesem Leitfaden wurden im Oktober 2026 gegen Anbieterseiten geprüft und ändern sich häufig; bestätige die aktuellen Zahlen auf jeder offiziellen Preisseite, bevor du abonnierst.