O e-mail costuma chegar em setembro: o departamento não renovou a licença institucional, ou seu vínculo de estudante termina em seis semanas, e o EndNote deixa de aceitar a chave que aceitava havia anos. A parte difícil não é encontrar outro gerenciador de referências — é o arquivo de biblioteca que guarda várias centenas de PDFs e uma década de citações.
O próprio preço do EndNote explica a frequência: uma licença completa custa $275 em pagamento único, a licença de estudante $150, o upgrade $125 (endnote.com/buy, verificado em outubro de 2026). Razoável para um laboratório com financiamento, doloroso para quem paga do próprio bolso — e é por isso que a maioria das pessoas deixa o EndNote por causa de custo e propriedade, não de recursos.
A seguir vem a ordem de decisões que realmente importa e, depois, as escolhas por situação.
As quatro diferenças que decidem a questão
Quem ainda terá licença no ano que vem. A primeira pergunta, e a que as pessoas pulam. Uma licença institucional de universidade cobre você enquanto estiver matriculado ou empregado; ela não o acompanha em um novo emprego, e o acesso de ex-alunos desaparece sem aviso. O Zotero inverte o modelo: software livre e de código aberto, e você paga apenas pelo armazenamento sincronizado de arquivos — 300 MB grátis, depois $20/ano por 2 GB, $60 por 6 GB, $120 ilimitado (zotero.org/storage). O Mendeley dá 2 GB grátis e vende o Premium Plus por $4.99/mês ou $55/ano, e o Pro por $9.99/mês ou $110/ano. A compra única do EndNote é genuinamente sua para sempre, seu argumento mais forte para quem desconfia de assinaturas.
Como os PDFs entram e como você os encontra depois. Todos os quatro capturam um PDF da página de uma editora em um clique; a diferença aparece dois anos depois, quando você está caçando uma frase de que se lembra. O Zotero 10, lançado este ano, reconstruiu a busca em texto completo para que frases entre aspas voltem quase instantaneamente, tornou a busca insensível a acentos e adicionou um Modo de Leitura que reflui PDFs em duas colunas para um texto que você ainda pode anotar (zotero.org/blog) — a atualização mais substancial lançada por qualquer um deles em 2026. O leitor do Mendeley é agradável e sua IA responde a perguntas sobre toda a sua biblioteca, mas o plano gratuito limita o armazenamento a 2 GB. O Paperpile mantém os PDFs no Google Drive, então seu teto é a sua cota do Drive — conveniente se você paga pelo Google One, incômodo se a sua instituição bloqueia a sincronização do Drive.
O problema do Word. Citações só são úteis se chegarem ao documento que seus coautores usam. O Cite While You Write, do EndNote, continua sendo o plugin mais previsível para modelos de revista fora do padrão, e é por isso que departamentos que publicam em revistas de nicho continuam pagando. O Zotero instala plugins para Word, Google Docs e LibreOffice e usa o repositório de estilos CSL, cobrindo todos os estilos comuns. O Paperpile é a exceção: construído em torno do Google Docs, e um laboratório que escreve em Word vai achá-lo com o formato errado. O plugin do Mendeley para Word ainda funciona, mas parece manutenção desde que o antigo aplicativo desktop foi descontinuado em 2022.
Se outras pessoas conseguem usar a sua biblioteca. As bibliotecas de grupo do Zotero são gratuitas e compartilham citações, PDFs e anotações; o armazenamento sai da cota do dono do grupo. O Paperpile reserva as pastas compartilhadas para os planos pagos — justo para um laboratório, chato para um artigo de duas pessoas. O compartilhamento do EndNote passa pelo EndNote Web e por contas institucionais e nunca foi seu ponto forte. O Mendeley era o gerenciador de referências social uma década atrás; o trabalho em grupo já não é onde seus esforços se concentram.
Joplin (imagem: projeto Joplin). Os gerenciadores de citações guardam o artigo; as notas sobre por que ele importa costumam acabar em outro lugar — vale decidir onde antes de migrar.
Escolhendo por situação
Uma tese, um ano, sem orçamento. Instale o Zotero e pare de ler comparações. Os 300 MB gratuitos guardam aproximadamente 60 a 100 PDFs de artigos, dependendo das digitalizações — o suficiente para uma dissertação de mestrado se você for seletivo. Combine com o Joplin para as notas de leitura e use o plugin gratuito para Word para a bibliografia. Se o espaço acabar no meio da tese, $20 compram 2 GB — menos que uma licença de estudante do EndNote, e a renovação só acontece se você quiser.
Um doutorado, ou um projeto que vai durar mais que a sua instituição. Pague os $20 por ano sem hesitar e acrescente o JabRef se você escreve em LaTeX. O JabRef é livre e de código aberto desde 2003, guarda tudo em arquivos BibTeX simples e não tem um fornecedor que possa descontinuá-lo — o risco real contra o qual você está se protegendo. Mantenha uma cópia exportada da biblioteca em uma pasta na nuvem uma vez por semestre. Se seu orientador ou a revista de destino exigir uma saída específica do EndNote, mantenha uma cópia licenciada para a formatação final e faça o trabalho diário no Zotero; o caminho de exportação entre os dois é bom o suficiente.
Um laboratório, um grupo de escrita ou um capítulo compartilhado. As bibliotecas de grupo do Zotero são o padrão: gratuitas, e as anotações viajam, então um coautor consegue ver qual parágrafo você marcou. Se todo mundo escreve no Google Docs e a instituição paga pelo Workspace, o Paperpile é mais fluido — teste de 30 dias, depois cerca de $4.15/mês com cobrança anual no plano de entrada, aproximadamente $5.75 com pastas compartilhadas e busca em texto completo nos PDFs (paperpile.com/pricing, outubro de 2026). Confirme que ninguém escreve em Word antes de comprometer o grupo.
| Sua situação | Comece com | Por quê |
|---|---|---|
| Uma dissertação, orçamento apertado | Zotero (plano gratuito) | Nenhuma licença a perder, plugin para Word incluído |
| Carreira longa em pesquisa, LaTeX por perto | Zotero + armazenamento de $20/ano, JabRef para .bib | Arquivos portáveis, nenhum fornecedor pode aposentá-los |
| Laboratório que compartilha PDFs e anotações | Biblioteca de grupo do Zotero | Grupos gratuitos, armazenamento cobrado do dono |
| Laboratório no Google Workspace escrevendo no Docs | Paperpile | Citações nativas no Docs, pastas compartilhadas nos planos pagos |
| Modelo de revista que só o EndNote atende | Mantenha o EndNote, trabalhe no Zotero | Exporte antes da formatação final, não depois |
Onde a migração dá errado
Primeira armadilha: tratar armazenamento gratuito como sincronização gratuita. Os 300 MB do Zotero acabam rápido se você guarda os PDFs das editoras em vez de vinculá-los, e as pessoas descobrem isso três semanas dentro de uma revisão de literatura. Decida o plano de armazenamento antes de importar.
Segunda: importar mal. Arrastar um arquivo .enl vai falhar; o EndNote precisa exportar primeiro para XML ou RIS, e um .enlx compactado precisa ser descompactado. Campos personalizados, grupos inteligentes e alguns links de anotação não sobrevivem. Importe para uma biblioteca de teste e confira vinte referências — uma com autor institucional, uma com registro apenas de DOI — antes de confiar na migração.
Terceira: cancelar cedo demais. Mantenha a licença do EndNote ativa até que um documento inteiro tenha sido formatado de ponta a ponta na nova ferramenta e seus coautores o tenham aberto. O modo de falha é um capítulo submetido com códigos de campo quebrados e sem caminho de volta.
Perguntas que as pessoas realmente fazem
O Zotero consegue abrir minha biblioteca do EndNote diretamente? Não diretamente. Exporte do EndNote para XML (preferível, preserva mais campos) ou RIS e depois importe esse arquivo no Zotero. Descompacte os arquivos .enlx primeiro.
O Mendeley ainda é uma escolha razoável em 2026? Sim, se você quer 2 GB grátis, um leitor limpo e respostas de IA sobre a sua própria biblioteca, e não se importa de pagar pelos recursos melhores. É uma aposta mais fraca para colaboração e para quem quer que uma biblioteca dure mais que a estratégia de produto de uma empresa.
O Zotero funciona com o Word ou só com o Google Docs? Com os dois, e também com o LibreOffice. Instale o Zotero Connector e o plugin do processador de texto aparece; as citações ficam como campos que você pode atualizar quando o estilo mudar.
Preciso pagar algo ao Zotero? Não. O aplicativo é gratuito e é possível hospedar a sincronização por conta própria; o pagamento é apenas pelo armazenamento de arquivos do próprio Zotero e pelos recursos extras opcionais ligados a ele.
O que fazer esta semana
Exporte a biblioteca do EndNote para XML hoje, mesmo indeciso. Depois instale o Zotero, importe para uma biblioteca de teste e formate um documento real — um capítulo, uma seção de projeto, qualquer coisa com quinze citações — antes que a licença expire. Se o resultado sair limpo, a decisão está tomada. Se você também está substituindo um software de análise que foi embora junto com a licença do campus, a mesma lógica se aplica ao nosso guia de alternativas ao SPSS; para a etapa de escrita, vale configurar em seguida estas ferramentas de escrita para pesquisa.
Preços e detalhes de recursos verificados nos sites oficiais em outubro de 2026. Nenhuma ferramenta deste artigo foi testada por nós na prática; as avaliações foram omitidas de propósito.