Die Migrationsanfrage lautet fast nie „ClickUp kann das nicht“. Sie kommt als Screenshot der Seitenleiste: ein Space namens Marketing, ein Folder namens Campaigns, eine List namens Q4 – und dieselben zwölf Aufgaben noch einmal in einem Gantt, einer Timeline, einem Workload-Chart und zwei von Hand gepflegten Dashboards. Niemand weiß sicher, welche Ansicht die maßgebliche ist.
Das ist keine Funktionslücke, und es verschiebt die Frage, was als gute Alternative zählt. Entscheidend ist, welches Tool diese Ebene entfernt. Stand November 2026 bietet ClickUps kostenloser Tarif weiterhin unbegrenzte Mitglieder mit 60 MB Speicher und 100 Automatisierungsaktionen pro Workspace und Monat; Core beginnt bei rund 9 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, Business bei rund 17 $ (clickup.com/pricing). Nicht bleiben sollten diejenigen, die für Struktur zahlen, die sie nicht nutzen.
Vier Fragen, bevor man überhaupt vergleicht
Zuerst zählt man, wie viele Menschen etwas anderes als ein Board oder eine Liste öffnen. Wenn Timeline und Workload nur von zwei Projektmanagern genutzt werden, während alle anderen in der Listenansicht leben, ist ein Board-first-Tool eine Aufräumaktion. Planen dreißig Personen im Gantt mit Abhängigkeiten, wird Trello wehtun – dann ist die Antwort vielleicht, die Hierarchie auszudünnen und zu bleiben.
Dann die Bearbeitungsplätze zählen: „Kostenlos” bedeutet nicht überall dasselbe. ClickUp gibt unbegrenzt Mitglieder und Gäste mit vollen Bearbeitungsrechten, deckelt aber Automatisierungen bei 100 Aktionen pro Workspace und Monat und den Speicher bei 60 MB. Trello endet bei zehn Mitwirkenden und zehn Boards; Plane deckt zwölf Nutzer ab.
Automatisierung und API sind der dritte Filter. ClickUps Core-Tarif enthält 1.000 Aktionen im Monat; Webhooks sowie E-Mail- und SMS-Aktionen liegen bei Business. Wenn eure Regeln Aufgaben aus Formularen erzeugen oder Slack benachrichtigen, prüft das Aktionslimit vor der Funktionsliste. Die Datenresidenz ist der vierte Punkt – und sie verändert die Auswahlliste komplett.
Welches Tool zu welcher Reibung passt
Wenn die Klage „zu viele Ansichten, zu viele Ebenen” lautet, ist Trello der sauberste Neustart: ein Container – das Board –, eine Einheit – die Karte. Die kostenlose Version reicht, um mit zehn Personen zu testen; Standard zu rund 5 $ pro Nutzer und Monat bringt unbegrenzte Boards und 1.000 Command-Ausführungen. Native Abhängigkeiten und Reporting fallen weg. Unser Leitfaden zur Trello-Migration zeigt, was beim Umzug bricht.
Wenn das Team aus Engineers besteht und das Chaos die Sprint-Struktur ist, ist Plane das, was einem modernen Jira am nächsten kommt – ohne den Konfigurationsaufwand. Kostenlos deckt zwölf Nutzer ab, Pro liegt bei rund 6 $ pro Seat und Monat bei jährlicher Zahlung, und es ist AGPL-lizenziert und selbst hostbar. Cycles und Module passen zu der Art, wie Entwickler ohnehin denken. Es ist jüngere Software: prüft zuerst die Importer, mit CSV als Rückfallebene.
Wenn Dokumente und Aufgaben sich immer wieder auf zwei Tools verteilt haben, schlucken Notions Datenbanken beides – zum Preis geringerer Aufgabentiefe: keine verlässlichen wiederkehrenden Regeln, manuelle Abhängigkeiten und rund 10 $ pro Seat und Monat, wobei KI über Credits abgerechnet wird. Mehr Details stehen in unserer Übersicht der Notion-Alternativen.
Wenn der Besitz der Daten die Anforderung ist, ist Vikunja AGPLv3, kostenlos im Self-Hosting, mit Listen-, Kanban-, Gantt- und Tabellenansicht plus einer gehosteten Cloud ab rund 4 € im Monat. AppFlowy ist die schwerere Wette – Dokumente, Datenbanken, Boards, Local-First-Sync, rund 77k GitHub-Sterne und ein vollständiges Profil hier. Für Docker und Backups sollte man ein Wochenende einplanen.
Focalboard verdient eine Warnung, keine Empfehlung. Für persönliche Desktop-Boards funktioniert es, aber das README sagt klar, dass das Repository nicht mehr gepflegt wird. Ein Team sollte nicht auf Software umziehen, die auf einen Maintainer wartet. Und wenn die Funktion, die euer Team tatsächlich genutzt hat, das Whiteboard war, ist das eine ganz andere Entscheidung.
Offizielles Bild von appflowy.io.
Die Entscheidungstabelle
| Was tatsächlich kaputt ist | Wahl | Warum |
|---|---|---|
| Wildwuchs bei Ansichten und Hierarchie, kleines Team | Trello | Ein Board, eine Karte, nichts zu verschachteln |
| Engineering-Sprints und Cycles | Plane | Jira-förmig ohne den Admin-Overhead |
| Docs und Aufgaben an einem Ort | Notion | Datenbanken ersetzen leichtgewichtiges Tracking |
| Daten müssen auf den eigenen Servern bleiben | Vikunja | AGPL, kostenloses Self-Hosting, vier Ansichtstypen |
| Docs, Boards und Local-First-Sync | AppFlowy | Der Open-Source-Workspace, der Notion am nächsten kommt |
| Whiteboards waren der eigentliche Use Case | Miro | Kein Task-Tool für ein Canvas-Problem kaufen |
Drei Fallen bei einem ClickUp-Ausstieg
Die erste ist die Platzarithmetik. ClickUp zählt im kostenlosen Tarif Mitglieder und Gäste gleichermaßen, unbegrenzt und mit vollem Bearbeitungsrecht; bezahlte Tarife rechnen externe Gäste dagegen ab, andere Anbieter machen es umgekehrt, mit günstigen Plätzen und Gästelimit. Auftragnehmer separat zählen und dann den Automatisierungs-Overrun dazurechnen: Eine Formulareinreichung kann vier Aktionen auslösen.
Die zweite ist der Importverlust. ClickUp exportiert sauber nach CSV, und CSV trägt Zeilen, nicht Struktur. Folder, Statuswerte auf Listenebene, Definitionen benutzerdefinierter Felder, Abhängigkeiten, Wiederholungen und Kommentar-Threads überleben in der Regel nicht. Einen Pilot-Space durch den Importer schicken, zehn zufällige Aufgaben öffnen und Felder und Anhänge prüfen, bevor irgendetwas gekündigt wird.
Die dritte ist der Kauf von Ansichts-Parität, die man nie genutzt hat: Eine Timeline sieht nach einem sicheren Tausch aus, und dieselben drei Personen pflegen weiter dieselben ungenutzten Ansichten.
Fragen, die aufkommen
Können wir einfach bei ClickUp Free bleiben? Unter einem Dutzend Personen, mit kleinen Anhängen und weniger als 100 Automatisierungsaktionen im Monat – ja. Automatisierungen erzwingen das Upgrade, nicht die Plätze.
Exportiert ClickUp nach Plane oder Trello? Man bekommt CSV oder JSON im ClickUp-Format. Plane und Trello lesen ihre eigenen Strukturen und generisches CSV, also sollte man damit rechnen, Ansichten und Automatisierungen von Hand neu aufzubauen.
Ist Focalboard noch nutzbar? Es läuft, und die Desktop-Edition ist für persönliche Boards in Ordnung. Ungepflegte Software ist kein Ort für eine Team-Roadmap.
Was ist am günstigsten für 25 Personen? Trello Standard liegt bei etwa 125 $ im Monat, Plane Pro bei etwa 150 $, ClickUp Core bei etwa 225 $, bei jährlicher Zahlung. Self-Hosting tauscht die Lizenz gegen eine Serverrechnung.
Diese Woche einen Space exportieren, dieselben fünf echten Aufgaben in zwei Kandidaten legen und beide einen Sprint lang laufen lassen. Wer das Tool öffnet, ohne daran erinnert zu werden, gewinnt. Danach zählen, wer Bearbeitungsrechte braucht.
Tariflimits und Preise geprüft gegen clickup.com/pricing, trello.com/pricing, plane.so/pricing und vikunja.io am 6. November 2026; Focalboards README wurde am selben Tag geprüft.