Das Board sieht an dem Tag, an dem der Ausstieg beschlossen wird, noch völlig in Ordnung aus. Der Schaden zeigt sich etwa zehn Tage später: Eine Karte, die sich früher selbst zugewiesen hat, bleibt eine Woche lang liegen, ein Kundenanhang öffnet eine Login-Seite auf einer Domain, für die niemand mehr zahlt, und irgendjemandem fällt auf, dass ein Auftragnehmer das Recruiting-Board sehen kann.
Karten sind der einfache Teil eines Trello-Ausstiegs – und der Teil, den jeder Ratgeber abdeckt. Automatisierungen, Anhänge und Berechtigungen brechen zuerst, in genau dieser Reihenfolge, und sie brechen leise. Die Reihenfolge unten ist deshalb bewusst nicht die naheliegende.
Schritt 1: Festhalten, was ohne eigenes Zutun passiert
Bevor irgendetwas exportiert wird, gilt es aufzulisten, was das Board von allein tut. Stand Oktober 2026 erlaubt Trellos kostenloser Tarif 250 Workspace-Command-Ausführungen pro Monat, zehn Boards und zehn Mitarbeitende pro Workspace sowie 10MB pro Datei; Standard für etwa $5 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung ($6 monatlich) hebt das auf 1.000 Ausführungen und 250MB pro Datei, und Premium zu $10 ($12.50 monatlich) streicht die Obergrenze für Ausführungen ganz (trello.com/pricing, geprüft am 21. Oktober 2026). Dieselbe Seite zeigt, wo Atlassian die KI platziert: KI-Boards, KI-Erfassung aus E-Mail und Slack sowie Karten-Zusammenfassungen beginnen alle bei Standard, nicht in der kostenlosen Version. Jede auch nur halbwegs gepflegte Automatisierung verbrennt auf einem viel genutzten Board 250 Ausführungen in etwa einer Woche.
Jede Regel als Satz notieren: Auslöser, Bedingung, Aktion. „Wenn eine Karte auf Warten auf Kunde wandert, Fälligkeitsdatum +3 Tage setzen und den Account Manager hinzufügen.” Von Hand, in einem Dokument, denn Butler-Regeln reisen nicht mit – Trellos Export liefert Board-Daten, und kein Importer aus der Liste unten liest eine Regeldefinition. Das ist zugleich der günstigste Moment, Regeln zu löschen, an die sich niemand mehr erinnert; in den meisten Workspaces feuert ein Drittel davon auf Boards, die im letzten Frühjahr aufgegeben wurden.
Zwei Abhängigkeiten werden meist übersehen. Karten-Spiegelung, eine Standard-Funktion, legt eine Karte auf mehrere Boards – wird das Quell-Board gelöscht, bleiben die Kopien als Waisen zurück. Und alles, was über ein Fälligkeitsdatum läuft – wiederkehrende Karten, Kalenderbefehle – sieht noch einen Zyklus lang in Ordnung aus, bevor es aufhört zu funktionieren.
Offizielles Bild von appflowy.com.
Drei Fragen, die an dieser Stelle aufkommen
Muss es Premium sein, nur um die Daten herauszubekommen? Für das Grundlegende nicht: Jedes Board lässt sich als JSON exportieren, auch im kostenlosen Tarif. Der CSV-Export ist jedoch Premium, und ein workspace-weiter Export mit den rohen Anhangsdateien – ein ZIP der Originale – ist Premium und Administratoren vorbehalten. Sonst verweist der Export nur auf Dateien, die bei Trello liegen, statt sie zu enthalten.
Wie viel Kommentarhistorie überlebt? Der JSON-Export enthält die 1.000 jüngsten Aktionen eines Boards, und Kommentare liegen in diesem Aktionsprotokoll. Bei einem drei Jahre alten Board fehlen die frühen Kommentare in der Datei – die langen Kunden-Threads also zuerst exportieren.
Lassen sich dieselben Anhangslinks weiterverwenden? Nein. Trello-Anhangs-URLs zeigen auf Trellos Speicher. Sobald der Workspace gelöscht wird oder der Tarif ausläuft, lösen sich diese Links nicht mehr auf, und ein JSON voller toter URLs ist kein Backup.
Schritt 2: Erst die Karten, dann die Dateien
Jedes aktive Board aus dem Board-Menü als JSON exportieren. Die Dateien danach getrennt behandeln, denn hier scheitern Migrationen tatsächlich: Im kostenlosen Tarif war jeder Upload auf 10MB begrenzt, alles Größere – das PSD, die Videokritik, das 40-seitige PDF – wurde als Link zu Drive oder Dropbox hinzugefügt, nicht als Datei. Diese Links überstehen den Umzug, hängen aber weiterhin am Speicher und an den Freigabeeinstellungen anderer.
Für den Import ist Vikunja der schmerzloseste der drei, weil es Trello unter Einstellungen → Import als unterstützte Quelle führt, neben CSV, WeKan und Planka. Listen werden zu Kanban-Buckets, Karten zu Aufgaben, Labels und Daten kommen mit; das erste Board prüfen, bevor dem Rest vertraut wird. AppFlowy nimmt CSV und Markdown in eine Datenbank auf, die anschließend als Board angezeigt wird – mehr Arbeit, aber die Spaltenzuordnung ist der Ort, an dem sich Labels und Zuständigkeiten korrigieren lassen, die der automatische Weg falsch zuordnet. Planka bewirbt gar keinen Trello-Importer; dort bleibt der Neuaufbau per API oder CSV.
Vikunjas CSV-Importer dokumentiert, was eine saubere Aufgabenzeile braucht: eine Titelspalte, Labels als kommagetrennte Werte, Priorität 0–5 und eine Projektspalte zur Gruppierung der Aufgaben. Ein als CSV exportiertes und von Hand bereinigtes Board lässt sich in fast alles importieren.
Offizielles Bild von joplin.app.
Eine strukturelle Entscheidung gehört hierher: Karten, die überwiegend Fließtext sind. Wenn die Hälfte der Karten aus Meeting-Notizen mit einem Statuslabel oben drauf besteht, werden daraus in jedem Kanban-Tool schlechte Karten. Unsere Joplin-Toolseite behandelt den Kompromiss aus Markdown und Self-Hosting; das Board behält die Aufgabe, die Notiz-App den Absatz.
Schritt 3: Ansichten und Berechtigungen neu aufbauen
Dieser Schritt bleibt liegen, bis die Beschwerden eintreffen. In Trello beginnen Gäste mit Zugriff auf ein einzelnes Board bei Standard, Beobachter bei Premium – ein kostenloser Workspace kann also niemandem ein Board zeigen, ohne gleich alle zehn zu zeigen. Hängt das aktuelle Setup darauf, dass ein Kunde genau ein Board sieht, entscheidet diese Anforderung über den Ersatz – nicht die Zahl der Karten.
Ansichten folgen demselben Muster. Kalender, Timeline, Tabelle, Dashboard und Karte sind Premium-Funktionen; ein Team auf Premium zu $10 pro Nutzer vergleicht sich also mit Werkzeugen, die dieselbe Ebene ebenfalls berechnen. AppFlowys Pro-Tarif kostet etwa $12 pro Mitglied und Monat bei jährlicher Zahlung und enthält Timeline mit Abhängigkeiten, Dashboards, Berechtigungsgruppen und 90 Tage Versionshistorie; die kostenlose Personal-Stufe ist ein Workspace-Inhaber mit 100MB Speicher, und die Self-Hosting-Preise sind separat – prüfen, bevor dem Team etwas versprochen wird (appflowy.com/pricing, geprüft im Oktober 2026). AppFlowy passt am besten, wenn das Board ohnehin schon eine Datenbank war; die vollständige Toolseite zeigt, wo es dünner ist als Notion.
Planka geht den umgekehrten Weg: Der selbst gehostete Kern ist kostenlos, rund 12.000 GitHub-Sterne und 8,1 Millionen Docker-Pulls, 35+ Sprachen, und Pro ergänzt Rollen, Gastzugang, SSO, Vorlagen und Reporting mit 30 Tagen Testphase. Ist die Migration eigentlich „wir wollen das Trello von 2019, auf unserem eigenen Server”, ist das der kürzeste Weg. Vikunja ist AGPLv3 mit Listen-, Kanban-, Gantt- und Tabellenansicht, selbst gehostet oder in der EU gehostet, mit Freigabe pro Projekt.
| Schritt | Was am Ende stehen sollte | Werkzeug, das am meisten hilft |
|---|---|---|
| Inventar | Eine Klartextliste der Regeln, Spiegelungen und wiederkehrenden Karten | Nichts – von Hand erledigen |
| Daten | JSON pro aktivem Board, ZIP der Rohdateien, CSV für die unordentlichen Boards | Trello-Export, dann Vikunjas Importer |
| Zugriff | Ein Berechtigungsmodell, das sich tatsächlich konfigurieren lässt | AppFlowy Pro oder Planka Pro |
Was typischerweise schiefgeht
Den alten Workspace in Woche eins löschen. Das neue Board sieht vollständig aus, das Team ist zufrieden, und die Anhänge, die Links statt Dateien waren, sind endgültig weg. Den alten Workspace einen Monat lang schreibgeschützt lassen; der Export ist eine Momentaufnahme, kein laufendes Backup.
Alle Boards migrieren statt der aktiven. Boards zählen, die in den letzten neunzig Tagen berührt wurden: meist drei oder vier von fünfzehn. Der Rest sind Archive, und Archive gehören in ein ZIP auf eine Festplatte, nicht in ein Werkzeug, das künftig gepflegt werden muss.
Ein Werkzeug wählen, das nicht mehr gepflegt wird. Viele Listen mit „Trello-Alternativen” empfehlen weiterhin Focalboard. Das eigenständige Repository trägt einen Hinweis, dass es nicht mehr gepflegt wird (geprüft im Oktober 2026) – damit ist es ein persönliches Desktop-Spielzeug, kein Migrationsziel für Teams; gepflegt wird nur das Mattermost-Plugin. Zuerst das Datum des letzten Commits prüfen.
Wer Trello auch für Workshop-Boards genutzt hat, trifft die Whiteboard-Entscheidung getrennt; unser Ratgeber zu Miro-Alternativen zeigt, wo Grenzen kostenloser Tarife und Self-Hosting-Kosten landen.
Der nächste Schritt
Ein Board auswählen – das meistgenutzte, nicht das ordentlichste. Zwei Wochen im neuen Werkzeug laufen lassen, während Trello schreibgeschützt bleibt, und beobachten, welche Automatisierung zuerst fehlt; genau die lohnt den Nachbau, der Rest war meist Lärm. Am Monatsende ein letztes ZIP exportieren, dann kündigen.
Quellen: trello.com/pricing und Trellos Export-Dokumentation, appflowy.com/pricing, vikunja.io Import-Dokumentation, planka.app und das Focalboard-Repository – alle geprüft am 21. Oktober 2026. Preise sind Näherungswerte; auf der Seite des Anbieters bestätigen.