El tablero se ve bien el día que decides irte. El daño aparece unos diez días después: una tarjeta que antes se asignaba sola se queda una semana sin tocar, un adjunto del cliente abre una página de inicio de sesión en un dominio que ya no pagas y alguien descubre que un contratista puede ver el tablero de contratación.
Las tarjetas son la parte fácil de salir de Trello, y la que cubren todas las guías. Las automatizaciones, los adjuntos y los permisos se rompen primero, en ese orden, y lo hacen en silencio. Por eso el orden de abajo no es el obvio.
Paso 1: Anota qué pasa sin ti
Antes de exportar nada, haz una lista de lo que el tablero hace por su cuenta. A octubre de 2026, el plan gratuito de Trello permite 250 ejecuciones de comandos de Workspace al mes, diez tableros y diez colaboradores por Workspace, y 10MB por archivo; Standard, a unos $5 por usuario al mes con facturación anual ($6 mensuales), sube a 1.000 ejecuciones y 250MB por archivo, y Premium, a $10 ($12.50 mensuales), elimina el límite de ejecuciones por completo (trello.com/pricing, consultado el 21 de octubre de 2026). La misma página muestra dónde pone Atlassian la IA: los tableros con IA, la captura desde correo y Slack y los resúmenes de tarjetas arrancan en Standard, no en el plan gratuito. Cualquier hábito de automatización, por pequeño que sea, consume 250 ejecuciones en más o menos una semana en un tablero con movimiento.
Escribe cada regla como una frase: disparador, condición, acción. «Cuando una tarjeta pasa a Esperando al cliente, pon fecha de vencimiento +3 días y añade al account manager». Hazlo a mano, en un documento, porque las reglas de Butler no viajan: la exportación de Trello te entrega los datos del tablero, y ningún importador de la lista de abajo lee una definición de regla. Este es también el momento más barato para matar reglas que nadie recuerda haber escrito; en la mayoría de los espacios de trabajo, un tercio se dispara en tableros que se abandonaron la primavera pasada.
Suelen pasarse por alto dos dependencias. El espejo de tarjetas, una función de Standard, pone una misma tarjeta en varios tableros, así que borrar el tablero de origen deja huérfanas las copias. Y todo lo que se mueve por fecha de vencimiento —tarjetas recurrentes, comandos de calendario— sigue viéndose bien durante un ciclo antes de detenerse.
Imagen oficial de appflowy.com.
Tres preguntas que aparecen en este punto
¿Necesito Premium solo para sacar mis datos? Para lo básico, no: cualquier tablero se exporta a JSON, incluido el plan gratuito. Pero la exportación a CSV es Premium, y una exportación de todo el Workspace con los archivos adjuntos originales —un ZIP de los originales— es Premium y solo para administradores. Si no, tu exportación enlaza a archivos alojados en Trello en lugar de contenerlos.
¿Cuánto historial de comentarios sobrevive? La exportación JSON incluye las 1.000 acciones más recientes de un tablero, y los comentarios viven dentro de ese registro de acciones. En un tablero de tres años, los primeros comentarios no están en el archivo, así que exporta antes los hilos largos con clientes.
¿Puedo seguir usando los mismos enlaces de adjuntos? No. Las URL de los adjuntos de Trello apuntan al almacenamiento de Trello. En el momento en que se borra el espacio de trabajo o vence el plan, esos enlaces dejan de resolverse, y un JSON lleno de URL muertas no es una copia de seguridad.
Paso 2: Mueve las tarjetas, después los archivos
Exporta cada tablero activo desde el menú del tablero en JSON. Luego ocúpate de los archivos por separado, porque aquí es donde las migraciones fallan de verdad: en el plan gratuito cada subida estaba limitada a 10MB, así que todo lo que pasaba de ahí —el PSD, la revisión en video, el PDF de 40 páginas— se añadía como enlace a Drive o Dropbox, no como archivo. Esos enlaces sobreviven al cambio, pero siguen dependiendo del almacenamiento y de la configuración de uso compartido de otra persona.
Para la importación, Vikunja es la menos dolorosa de las tres porque lista Trello como origen compatible en Ajustes → Importar, junto a CSV, WeKan y Planka. Las listas se convierten en buckets kanban, las tarjetas en tareas, y las etiquetas y fechas se trasladan; revisa el primer tablero antes de fiarte del resto. AppFlowy acepta CSV y Markdown en una base de datos que después muestras como tablero: más trabajo, pero el mapeo de columnas es donde arreglas las etiquetas y los responsables que la vía automática estropea. Planka no anuncia ningún importador de Trello, así que es un trabajo de reconstrucción por API o por CSV.
El importador CSV de Vikunja documenta qué necesita una fila de tarea limpia: una columna de título, etiquetas como valores separados por comas, prioridad 0–5 y una columna de proyecto para agrupar tareas. Un tablero exportado a CSV y limpiado a mano se importa en casi cualquier cosa.
Imagen oficial de joplin.app.
Una decisión estructural va aquí: las tarjetas que son sobre todo prosa. Si la mitad de tus tarjetas son notas de reunión con una etiqueta de estado encima, serán malas tarjetas en cualquier herramienta kanban. Nuestra página de la herramienta Joplin cubre el intercambio entre markdown y autohospedaje; el tablero se queda con la tarea y la app de notas se queda con el párrafo.
Paso 3: Reconstruye vistas y permisos
Este es el paso que la gente deja hasta que llegan las quejas. En Trello, los invitados de un solo tablero empiezan en Standard y los observadores en Premium, lo que significa que un espacio de trabajo gratuito no tiene forma de mostrarle a alguien un tablero sin mostrarle los diez. Si tu configuración actual depende de que un cliente vea exactamente un tablero, ese requisito —no el número de tarjetas— decide tu reemplazo.
Las vistas siguen el mismo patrón. Calendario, Cronograma, Tabla, Panel y Mapa son funciones Premium, así que un equipo en Premium a $10 por usuario se compara con herramientas que cobran por la misma capa. El plan Pro de AppFlowy cuesta unos $12 por miembro al mes con facturación anual e incluye cronograma con dependencias, paneles, grupos de permisos e historial de versiones de 90 días; su nivel Personal gratuito es un propietario de espacio de trabajo con 100MB de almacenamiento, y el precio autohospedado va aparte: compruébalo antes de prometerle nada a un equipo (appflowy.com/pricing, consultado en octubre de 2026). AppFlowy encaja mejor cuando el tablero en realidad siempre fue una base de datos; la página completa de la herramienta cubre en qué se queda más corta que Notion.
Planka va en la dirección contraria: el núcleo autohospedado es gratis, unas 12.000 estrellas en GitHub y 8,1 millones de descargas en Docker, más de 35 idiomas, y Pro añade roles, acceso de invitados, SSO, plantillas e informes con una prueba de 30 días. Si la migración en realidad es «queremos el Trello que teníamos en 2019, en nuestro propio servidor», ese es el camino más corto. Vikunja es AGPLv3 con vistas de lista, kanban, Gantt y tabla, autohospedado o alojado en la UE, con uso compartido por proyecto.
| Paso | Lo que deberías tener al final | Herramienta que más ayuda |
|---|---|---|
| Inventario | Una lista en texto plano de reglas, espejos y tarjetas recurrentes | Nada: hazlo a mano |
| Datos | JSON por tablero activo, ZIP de los archivos originales, CSV para los tableros desordenados | La exportación de Trello y después el importador de Vikunja |
| Accesos | Un modelo de permisos que de verdad puedas configurar | AppFlowy Pro o Planka Pro |
Dónde se equivoca la gente
Borrar el espacio de trabajo viejo en la primera semana. El tablero nuevo se ve completo, el equipo está contento y los adjuntos que eran enlaces y no archivos ya desaparecieron para siempre. Mantén el espacio viejo en solo lectura un mes; la exportación es una foto, no una copia de seguridad en vivo.
Migrar todos los tableros en vez de los activos. Cuenta los tableros que se tocaron en los últimos noventa días: normalmente tres o cuatro de quince. El resto son archivos, y los archivos van en un ZIP en un disco, no en una herramienta que ahora mantienes.
Elegir una herramienta que ya no se mantiene. Muchas listas de «alternativas a Trello» siguen empujando Focalboard. Su repositorio independiente lleva un aviso de que no se mantiene (consultado en octubre de 2026), lo que lo convierte en un juguete de escritorio personal y no en un destino de migración para un equipo: el plugin de Mattermost es la vía mantenida. Mira primero la fecha del último commit.
Si también usabas Trello para tableros de taller, la decisión sobre la pizarra blanca es aparte; nuestra guía de alternativas a Miro cubre dónde caen los límites del plan gratuito y los costes de autohospedaje.
Tu siguiente movimiento
Elige un tablero: el más ocupado, no el más ordenado. Úsalo en la herramienta nueva durante dos semanas mientras Trello queda en solo lectura, y fíjate qué automatización echas de menos primero; esa es la que vale la pena reconstruir, y el resto normalmente era ruido. Exporta un ZIP final al terminar el mes y luego cancela.
Fuentes: trello.com/pricing y la documentación de exportación de Trello, appflowy.com/pricing, la documentación de importación de vikunja.io, planka.app y el repositorio de Focalboard, todo consultado el 21 de octubre de 2026. Los precios son aproximados; confírmalos en la página del proveedor.